Без бумажки – человек!

20 миллиардов рублей вложено в программу «Электронная Москва»
ОДНАКО особых успехов в общегородском масштабе пока не видно. Люди все так же стоят в очередях за справками, учреждения тонут в «неотвеченных» запросах. То есть все разговоры о повышении качества госуслуг пока остаются, увы, благими пожеланиями. В такой ситуации сложно говорить и об оптимизации системы управления, и о борьбе с бюрократизмом и коррупцией, и о прочих полезных городу материях. Потому совсем не случайно одно из первых заявлений Сергея Собянина в качестве мэра Москвы касалось именно усовершенствования программы «Электронная Москва». «Важна конечная цель реализации программы, а не объем затраченных денег и ресурсов, — подчеркивал мэр еще 15 ноября прошлого года. — Надо коренным образом перестроить эту городскую целевую программу.
Создать единую геоинформационную систему, обеспечивающую аналитическое сопровождение при принятии управленческих решений. Направить ее на конечный результат, на конечного пользователя». Вот такая задача. Если где-то к ее решению еще только приступают, то в ГУП «Мосгаз» эту задачу решили еще в 2009 году. Как решили — об этом корреспонденту «Вечерки» рассказал Игорь ДЖУМА, начальник управления делами этой организации.
— Игорь Олегович, как возникла идея внедрения системы электронного документооборота на отдельно взятом предприятии? — Идея эта, можно сказать, витала в воздухе. Ее надо было только реализовать. У нас ведь предприятие необычное. Тут и большой, почти четырехтысячный коллектив, и весьма объемная производственная структура, и сложнейшая система газопроводов, и новейшая аппаратура, и постоянно внедряемые современные технологии.
Понятно, что многое тут зависит и от качества организации документооборота.
— Поэтому и назрела необходимость соответствующего информационного обеспечения всего немалого хозяйства? — Совершенно верно. Чтобы мы и дальше оставались в числе передовых предприятий отрасли, надо было привести делопроизводственную сферу в соответствие с современными требованиями. У нас всегда был достаточно большой внутренний документооборот. Вот, скажем, только за пять первых месяцев прошлого года объем документооборота, по данным электронной системы, составил 9366 документов.
Это внутренние, входящие, исходящие документы, приказы, проекты, протоколы, распоряжения, технические условия и так далее. То есть мы имеем дело с самыми разными видами документов. Согласитесь, «вручную» качественно обрабатывать такой массив сложно, если вообще возможно. Это требует и большего штата, и затрат времени, а значит, при этом сложно говорить о необходимой нашему предприятию оптимизации всех производственных процессов. Сама жизнь заставила нас обратиться к системе электронного документооборота.
— Новую систему приняли все и сразу? — Не скажите. Система электронного документооборота не всем и не мгновенно пришлась по вкусу. Многим надо было привыкнуть к ней, освоиться. Наверное, тут дело в человеческой психологии, в силе привычки. Ведь одно дело — разносить по кабинетам бумажную документацию, и совсем другое — передавать ее по электронным сетям. Но постепенно наши сотрудники убедились в том, что новая система значительно упрощает их работу, повышает производительность труда и качество управленческих решений. Чем по большому счету отличается электронный документ от бумажного? Только тем, что исполнитель не держит в руках бумагу, а видит на мониторе отсканированный образец оригинала документа. При этом электронный документооборот дает огромное количество информационных и управленческих преимуществ.
— Но система электронного документооборота не отменила делопроизводственных правил? — Разумеется, никто никаких законов делопроизводства не отменял. Схема «регистрация — принятие решения — исполнение» тоже никуда не делась. Зато технология документооборота стала более удобной. Судите сами. Раньше, например, на входящий документ ставили штамп, потом несли его руководству. Начальник накладывал резолюцию, отписывал документ своему заместителю. Этот документ приносили в канцелярию. Там пытались записать в exel-файле некую краткую информацию о движении документа. Потом документ несли к заместителю начальника для рассмотрения. Оттуда бумага с визой возвращалась в канцелярию. Только тогда, спустя два-три дня с момента поступления, документ поступал исполнителю через специальные ячейки, до сих пор оставшиеся у нас в канцелярии. При этом все делалось под роспись в журналах. Доходило до абсурда: скажем, два подразделения управления делами (экспедиция и канцелярия), не доверяя друг другу, при обмене документами заставляли коллег расписываться в получении документа еще раз… Сложная, запутанная и несовременная система явно пробуксовывала, становилась тормозом для быстро развивающегося предприятия. Ее надо было менять.
— Итак, вы пришли, обнаружили явное несоответствие системы документооборота стоящим перед предприятием задачам и… — …и начали приводить ее в соответствие с требованиями времени. Начали с разработки концепции развития электронного документооборота.
Руководство эту концепцию одобрило.
Мы подписали договор на внедрение программного продукта, который лучше всего подходит для предприятий комплекса городского хозяйства. Главное — он позволяет обеспечивать оперативную работу предприятия, способствует повышению уровня организации контроля и исполнительской дисциплины. Мы купили не просто коробку с универсальным программным продуктом — это был программный «конструктор» для создания собственной уникальной системы электронного документооборота.
— Наверное, и легкой эту работу назвать нельзя? Ведь все тут было внове? — Да, пришлось попотеть. Мозговые штурмы мы устраивали в течение первых трех месяцев. Людей приходилось собирать по нескольку раз в неделю. Часами мы сидели над каждой карточкой, над каждым бизнес-процессом. Работали вместе с фирмой-разработчиком, с канцелярией, с управлением информатизации. Но овчинка стоила выделки. Сегодня, уверен, мы смогли создать лучшую систему в сфере городского хозяйства. Эта система охватывает все документы канцелярии: входящие и исходящие письма, организационнораспорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы) и внутренние документы, такие как служебные или объяснительные записки. Все эти документы приносят в канцелярию. На них заводят электронные регистрационные карточки. Документы сканируют. Наша система работает и на службу «одного окна», где регистрируются заявки физических и юридических лиц, выдаются технические условия.
— Здесь ведь есть и принципиально новые операции? — Да, есть. Например, в своей программе мы реализовали весьма интересный подход — поручения с приложенными к ним документами могут получать не только пользователи, на рабочих местах которых установлена система, но и остальные работники предприятия, включенные в контур корпоративной электронной почты. Настоящим ноу-хау можно без всякого преувеличения назвать и наш подход к контролю исполнения поручений. Во всяком случае в комплексе городского хозяйства такого нигде больше нет. Здесь мы постарались свести до минимума пресловутый человеческий фактор. Программа сама отслеживает сроки исполнения каждого поручения и автоматически по электронной сети делает соответствующие напоминания исполнителям. Сегодня можно сказать, что вследствие этого исполнительская дисциплина на предприятии кардинально изменилась в лучшую сторону. Наконец, сейчас любой проходящий по предприятию документ можно легко и быстро найти, заодно отследив и всю историю его прохождения по инстанциям, увидеть, кто именно исполнял поручение, в какие сроки и так далее. Система даже позволяет определить, когда исполнитель открыл документпоручение — сразу, как только документ был направлен этому исполнителю, или по прошествии какого-то времени.
— Многие называют новую систему электронного документооборота революционным нововведением… — Не знаю, как для революции, а вот для эволюции, для нормального, поступательного развития нашего предприятия эта система подходит как нельзя лучше.
Она оптимизирует работу всех управленческих и производственных звеньев. Обеспечивает эффективную деятельность всего предприятия, от работы которого во многом напрямую зависит экономическое и социальное благополучие Москвы и москвичей. Вот это главное!

Компетентное мнение
Степан ОРЛОВ, председатель Комиссии Мосгордумы по городскому хозяйству и жилищной политике: — Программа «Электронная Москва» — одна из самых амбициозных и вместе с тем вполне реальная программа московского правительства.
Она хорошо «вписывается» в соответствующую федеральную программу.
У нее есть вполне достойное финансирование из городского и федерального бюджетов. Дело только за тем, чтобы эта программа была реализована в предельно сжатые сроки, — разумеется, без ущерба для качества. Это особенно важно в сфере городского хозяйства, и в частности в системе ЖКХ, где от качества управленческих решений подчас напрямую зависит транспортное, а значит, и социальное «самочувствие» мегаполиса. Любое управленческое решение основывается на «цепочке» формальных делопроизводственных операций. Понятно, что перевод таких операций с «бумаги» на электронику значительно ускоряет весь процесс.